Политика по организации обработки и обеспечению безопасности персональных данных

Общества с ограниченной ответственностью «Смарт АйТи», ИНН 7714449958, ОГРН 1197746488532 Введена в действие с 01 мая 2022 г.

1. Общие положения политики

1.1. Общество с ограниченной ответственностью «Смарт АйТи» (далее – «Оператор») считает важнейшими своими задачами соблюдение принципов законности, справедливости и конфиденциальности при обработке персональных данных (далее — «ПД»), а также обеспечение безопасности процессов их обработки.

1.2. Настоящая Политика об организации обработки и обеспечении безопасности ПД (далее – «Политика»:

1.2.1. разработана в целях реализации требований действующего законодательства РФ в области обработки и защиты ПД;

1.2.2. раскрывает способы и принципы обработки Оператором ПД, права и обязанности Оператора при обработке ПД, права Субъектов ПД, а также включает перечень мер, применяемых Оператором в целях обеспечения безопасности ПД при их обработке;

1.2.3. является общедоступным документом, декларирующим концептуальные основы деятельности Оператора при обработке и защите ПД;

1.3. Для страниц сайта и/или приложений, посредством которых Оператором осуществляется сбор ПД, с целью ознакомления Субъектов ПД с более детальной информацией об обработке ПД и принимаемых мерах по их защите, Оператор вправе разрабатывать дополнительные документы (частные политики конфиденциальности) по вопросам обработки и защиты ПД, сбор которых осуществляется через такие страницы сайта и/или приложения, и размещать их на соответствующих страницах сайта и/или в приложениях. При этом обозначенные документы (частные политики конфиденциальности) не могут противоречить требованиям законодательства РФ и положениям настоящей Политики.

1.4. В настоящей Политике используются следующие понятия, сокращения и аббревиатуры:

Оператор

Общество с ограниченной ответственностью «Смарт АйТи» (Российская Федерация, 123007 Москва, 2-й Хорошевский пр. д.7 корп.1, эт. 2, пом. I, ком 14, ИНН: 7714449958, ОГРН: 1197746488532), которое самостоятельно или совместно с другими лицами организует и (или) осуществляет обработку ПД, а также определяет цели обработки ПД, состав ПД, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с ПД.

Политика

Политика Оператора об организации обработки и обеспечении безопасности персональных данных.

152-ФЗ

Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Субъект ПД

Физическое лицо, к которому относятся соответствующие персональные данные.

Автоматизированная обработка ПД

Обработка ПД с помощью средств вычислительной техники.

Безопасность ПД

Защищенность ПД от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения ПД, а также от иных неправомерных действий в отношении ПД.

Биометрические ПД

Сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность и которые используются оператором для установления личности субъекта ПД.

Блокирование ПД

Временное прекращение обработки ПД (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения ПД).

ИСПД

Информационная система персональных данных – совокупность содержащихся в базах данных ПД и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.

Компьютерный инцидент

Любое реальное или предполагаемое событие, имеющее отношение к безопасности информационной или телекоммуникационной системы.

Материальный носитель информации (ПД)

Материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации (ПД), в т.ч. в преобразованном виде.

Неавтоматизированная обработка ПД

Обработка ПД без помощи средств вычислительной техники.

Обработка ПД

Любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации и (или) без использования таких средств с ПД, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

Обработка ПД без использования средств автоматизации

Обработка ПД, содержащихся в ИСПД либо извлеченных из такой системы, если такие действия с ПД, как использование, уточнение, распространение, уничтожение ПД в отношении каждого из субъектов ПД, осуществляются при непосредственном участии человека. Обработка ПД не может быть признана осуществляемой с использованием средств автоматизации только на том основании, что ПД содержатся в ИСПД либо были извлечены из нее.

Общедоступные источники ПД

Источники персональных данных (в том числе справочники, адресные книги), создаваемые в целях информационного обеспечения.

Оценка возможного вреда

Определение уровня вреда на основании учёта причинённых убытков и морального вреда, нарушения конфиденциальности, целостности и доступности ПД.

ПД

Персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному, или определяемому физическому лицу (субъекту ПД).

Передача ПД

Распространение, предоставление или доступ к ПД.

Работник

Физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с Оператором.

Распространение ПД

Действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц.

РФ

Российская Федерация.

СЗИ

Средства защиты информации.

Уничтожение ПД

Действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание ПД в информационной системе ПД и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители ПД.

Трансграничная передача данных

Передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.

Третьи лица

Физические лица, в том числе индивидуальные предприниматели, и/или юридические лица, действующие как в собственных интересах, так и представляющие интересы третьих сторон, в их отношениях с Оператором в рамках или в связи с предполагаемыми/заключаемыми или заключенными гражданско-правовыми договорами.

2. Принципы, цели и содержание обработки ПД

2.1. Оператор в своей деятельности обеспечивает соблюдение принципов обработки ПД, указанных в ст.5 152-ФЗ.

2.2. Оператор осуществляет целенаправленную обработку ПД в соответствии с применимым законодательством о ПД.

2.3. Описание целей обработки ПД, состава обрабатываемых ПД, категорий субъектов, ПД которых обрабатываются, правовых оснований такой обработки, а также сроков их обработки и хранения, способы обработки и действия изложены в Приложении №1 к настоящей Политике.

2.4. Полное справочно-информационное описание обработки ПД отражается в локальных нормативных актах Оператора и соответствующих согласиях. Субъект ПД или его законные представители имеют право обратиться к Оператору с запросом в целях реализации и защиты своих прав и законных интересов по адресу места нахождения исполнительного органа Оператора.

3. Особенности сбора и иной обработки ПД

3.1. Оператор может обрабатывать ПД, полученные им и (или) его уполномоченными лицами непосредственно от субъекта ПД и (или) его представителя или иным способом, не запрещённым законом.

3.2. При сборе ПД Оператор обеспечивает запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение ПД граждан РФ с использованием баз данных, находящихся на территории РФ, за исключением случаев, прямо предусмотренных действующим законодательством РФ о ПД.

3.3. Для обработки ПД Оператор может применять информационные системы, автоматизированные рабочие места, отчуждаемые машинные носители информации (например, оптические и магнито-оптические диски, флэшки, съемные жёсткие диски и т.д.), бумажные носители информации (как отдельные, так и включенные в систематизированные собрания), а также передавать ПД по внутренней сети Оператора, обеспечивающей доступ к ПД (в том числе размещенным на внутренних информационных ресурсах и (или) локальных электронных порталах Оператора) лишь для строго определенного и ограниченного Оператором круга лиц, включая работников Оператора, и (или) передавать ПД с использованием информационно-телекоммуникационных сетей (включая сеть «Интернет»).

4. Передача ПД

4.1. Для достижения предусмотренных целей обработки ПД Оператор:

4.1.1. вправе привлекать третьих лиц к обработке ПД путем поручения третьим лицам обработки ПД и (или) путем получения персональных данных от третьих лиц и передачи ПД третьим лицам без поручения обработки ПД, в том числе осуществлять трансграничную передачу ПД третьим лицам на территорию иностранных государств при условии проведения предварительной оценки мер, принимаемых третьим лицом, которому планируется трансграничная передача ПД, по обеспечению безопасности и конфиденциальности ПД, а также соблюдения условий и запретов трансграничной передачи, установленных применимым законодательством. Привлечение третьих лиц к обработке ПД может осуществляться только при условии обработки такими лицами ПД в минимально необходимом составе и исключительно для достижения предусмотренных целей обработки ПД, а также при условии обеспечения такими лицами конфиденциальности и безопасности ПД при их обработке (в случае неисполнения третьими лицами данных условий указанные лица будут нести ответственность на основании своих договорных обязательств перед Оператором и (или) в соответствии с положениями применимого законодательства). К таким третьим лицам, в частности, могут относиться:

(1) лица, обладающие правом в предусмотренных применимым законодательством случаях на получение ПД в составе, необходимом для осуществления и выполнения возложенных на таких лиц функций, полномочий и обязанностей;
(2) лица, в пользу которых Оператором может быть произведена уступка прав и (или) обязанностей в отношении предусмотренных Документом целей обработки ПД;
(3) правопреемники (инвесторы) Оператора и (или) его аффилированные лица, если Оператор и (или) его аффилированные лица будут вовлечены в сделки по реорганизации, слиянию, поглощению, ликвидации или отчуждению активов;
(4) иные лица, с которыми оператор взаимодействует или может взаимодействовать для достижения предусмотренных целей обработки ПД.

4.2. Фактический состав привлекаемых Оператором третьих лиц к обработке ПД определяется исходя из сложившихся отношений между Оператором и субъектом ПД, а также в соответствии с положениями применимого законодательства, договоров между Оператором и субъектом ПД, согласия(ий) субъекта ПД на обработку ПД.

4.3. Оператор может создавать общедоступные источники ПД и (или) осуществлять распространение ПД только с согласия субъекта ПД или на основании требований применимого законодательства.

5. Порядок прекращения обработки (уничтожения) ПД

5.1. Оператор установил следующие условия прекращения обработки ПД:

5.1.1. достижение целей обработки ПД и максимальных сроков хранения ПД;
5.1.2. утрата необходимости в достижении целей обработки ПД;
5.1.3. выявление неправомерной обработки ПД, в том числе факта незаконного получения ПД или отсутствия необходимости ПД для заявленной цели обработки ПД;
5.1.4. невозможность обеспечения правомерности обработки ПД;
5.1.5. отзыв субъектом ПД согласия на обработку ПД, если сохранение ПД более не требуется для целей обработки ПД;
5.1.6. требование субъекта ПД к Оператору о прекращении обработки ПД, за исключением случаев, предусмотренных законодательством;
5.1.7. истечение сроков исковой давности для правоотношений, в рамках которых осуществляется либо осуществлялась обработка ПД;
5.1.8. ликвидация или реорганизация Оператора.

5.2. При невозможности уничтожения ПД в сроки, определенные 152-ФЗ для случаев, когда невозможно обеспечить правомерность обработки ПД, при достижении целей обработки ПД, а также при отзыве субъектом согласия на обработку ПД и (или) получении Оператором требования субъекта ПД о прекращении обработки ПД, если сохранение ПД более не требуется для целей обработки ПД, Оператор осуществляет блокирование ПД и уничтожает ПД в течение 6 (Шести) месяцев, если иной срок не установлен применимым законодательством.

5.3. Уничтожение ПД производится способом, исключающим возможность восстановления этих ПД. Если ПД невозможно уничтожить без такого повреждения их материального носителя, которое будет препятствовать его дальнейшему использованию по назначению, то уничтожению подлежат и ПД, и их материальный носитель.

5.4. Подтверждение факта уничтожения ПД осуществляется в соответствии с требованиями, установленными уполномоченным органом по защите прав субъектов ПД.

6. Меры по надлежащей организации обработки и обеспечению безопасности ПД

6.1. Оператор при обработке ПД принимает все необходимые правовые, организационные и технические меры для их защиты от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении них. Обеспечение безопасности ПД достигается, в частности, следующими мерами (с учетом их применимости в зависимости от способа и особенностей обработки ПД):

6.1.1. назначением лица, ответственного за организацию обработки ПД, а также назначением лиц(а), ответственных(ого) за обеспечение безопасности ПД при их обработке в ИСПД (если применимо);
6.1.2. изданием документов, определяющих политику Оператора в отношении обработки ПД, локальных нормативных актов Оператора по вопросам обработки ПД, определяющих для каждой цели обработки ПД категории и перечень обрабатываемых ПД, категории субъектов, ПД которых обрабатываются, способы, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения ПД при достижении целей их обработки или при наступлении иных законных оснований, а также локальных нормативных актов Оператора, устанавливающих процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства о ПД, устранение последствий таких нарушений;
6.1.3. осуществлением внутреннего контроля и (или) аудита соответствия обработки ПД требованиям 152-ФЗ и принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам, требованиям к защите ПД, политике Оператора в отношении обработки ПД, локальным нормативным актам Оператора;
6.1.4. осуществлением оценки вреда в соответствии с требованиями, установленными уполномоченным органом по защите прав субъектов ПД в РФ, который может быть причинен субъектам в случае нарушения требований применимого законодательства о ПД, соотношение указанного вреда и принимаемых Оператором мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных требованиям применимого законодательства о ПД;
6.1.5. ознакомлением лиц, привлеченных (допущенных) Оператором к обработке ПД, с требованиями применимого законодательства о ПД, в том числе требованиями к защите ПД, документами, определяющими политику Оператора в отношении обработки ПД, локальными нормативными актами по вопросам обработки ПД, и (или) обучение указанных лиц;
6.1.6. определением угроз безопасности ПД, которые могут возникнуть при их обработке в ИСПД;
6.1.7. применением организационных и (или) технических мер по обеспечению безопасности ПД при их обработке, в том числе в ИСПД, необходимых для обеспечения постоянной конфиденциальности, целостности, доступности и устойчивости процессов и (или) систем, связанных с обработкой ПД;
6.1.8. применением прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия СЗИ, когда применение таких средств необходимо для нейтрализации актуальных угроз безопасности ПД и информационных технологий, используемых в ИСПД;
6.1.9. оценкой эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности ПД до ввода в эксплуатацию ИСПД;
6.1.10. определением мест хранения материальных (в том числе машинных) носителей ПД, обеспечением учета и сохранности носителей ПД, исключением несанкционированного доступа к носителям ПД, а также раздельным хранением ПД (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях;
6.1.11. воспрещением объединения баз с ИСПД или фиксации ПД на одном материальном носителе, если обработка ПД осуществляется в несовместимых между собой целях;
6.1.12. обнаружением фактов несанкционированного доступа к ИСПД и принятием надлежащих мер, в том числе мер по обнаружению, предупреждению и ликвидации последствий компьютерных атак на ИСПД, связанные с обработкой ПД, и по реагированию на компьютерные инциденты в них;
6.1.13. восстановлением ПД, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;
6.1.14. установлением правил доступа к ПД, обрабатываемым в ИСПД, а также обеспечением регистрации и учета всех действий, совершаемых с ПД в ИСПД;
6.1.15. контролем за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности ПД и уровня защищенности ИСПД;
6.1.16. установлением и утверждением перечня лиц (должностей), привлеченных (допущенных) Оператором к автоматизированной и (или) неавтоматизированной обработке ПД, в том числе в ИСПД, и ограничением доступа к ПД для иных лиц;
6.1.17. информированием лиц, привлеченных (допущенных) Оператором к обработке ПД без использования средств автоматизации, о факте обработки указанными лицами ПД, обработка которых осуществляется без использования средств автоматизации, категориях, обрабатываемых ПД, категориях субъектов, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки, предусмотренные применимым законодательством о ПД и подзаконными нормативными правовыми актами, а также локальными нормативными актами Оператора;
6.1.18. организацией режима безопасности помещений, в которых осуществляется обработка ПД и (или) размещены программно-аппаратные средства, используемые для обработки ПД, препятствующего возможности неконтролируемого проникновения или пребывания в этих помещениях лиц, не имеющих права доступа в эти помещения;
6.1.19. уничтожением ПД способом, исключающим последующее восстановление и дальнейшую обработку ПД, а также подтверждением уничтожения ПД в соответствии с требованиями, установленными уполномоченным органом по защите прав субъектов ПД в РФ;

6.2. Сведения о средствах (способах) обеспечения безопасности ПД при их обработке:

6.2.1. формирование модели(ей) актуальных (предполагаемых) угроз безопасности ПД при их обработке в ИСПД;
6.2.2. разработка на основе модели(ей) угроз системы защиты ПД, обеспечивающей нейтрализацию угроз с использованием методов и способов защиты ПД, предусмотренных для соответствующих уровней защищенности ИСПД;
6.2.3. установка и ввод в эксплуатацию СЗИ в соответствии с эксплуатационной и технической документацией;
6.2.4. обучение лиц, использующих СЗИ, применяемые в ИСПД, правилам работы с ними;
6.2.5. учет применяемых СЗИ, эксплуатационной и технической документации к ним;
6.2.6. учет лиц, допущенных к работе с ПД, в том числе в ИСПД;
6.2.7. контроль за соблюдением условий использования СЗИ, предусмотренных эксплуатационной и технической документацией;
6.2.8. проведение служебных проверок и (или) внутренних расследований по фактам несоблюдения условий хранения материальных (в том числе машинных) ПД, использования СЗИ, которые могут привести к нарушению конфиденциальности ПД (инциденту с ПД) или другим нарушениям, приводящим к снижению уровня защищенности ПД;
6.2.9. в случае установления факта неправомерной или случайной передачи (предоставления, распространения, доступа) ПД, повлекшей нарушение прав субъектов ПД, Оператор в предусмотренном законодательством о ПД порядке и в соответствующие сроки уведомляет об указанном факте уполномоченный орган по защите прав субъектов ПД.

7. Лицо, ответственное за организацию обработки ПД

7.1. Права, обязанности и юридическая ответственность лица, ответственного за организацию обработки ПД, установлены ст.22.1 152-ФЗ и локальными нормативными актами Оператора в сфере обработки и защиты ПД.

7.2. Назначение лица, ответственного за организацию обработки ПД, и его освобождение от указанных обязанностей осуществляется решением Оператора. При назначении лица, ответственного за организацию обработки ПД, учитываются полномочия, компетенции и личностные качества лица, призванные позволить ему надлежащим образом и в полном объеме реализовывать свои права и выполнять обязанности.

7.3. Лицо, ответственное за организацию обработки ПД:

7.3.1. организует осуществление внутреннего контроля над соблюдением Оператором применимого законодательства о ПД, в том числе требований к защите ПД;
7.3.2. обеспечивает доведение до сведения лиц, осуществляющих обработку ПД в предусмотренных Оператором целях, положения применимого законодательства о ПД, локальных нормативных актов Оператора по вопросам обработки ПД, требований к защите ПД;
7.3.3. осуществляет контроль над приемом и обработкой обращений и запросов субъектов ПД или их представителей.

8. Лицо, ответственное за обеспечение безопасности ПД в ИСПД

8.1. Для каждой из ИСПД Оператора руководителем Оператора ИСПД назначается должностное лицо, ответственное за обеспечение безопасности ПД при их обработке в данной ИСПД. При этом одно должностное лицо может являться ответственным за обеспечение безопасности ПД при их обработке в нескольких ИСПД.

8.2. Лицо, ответственное за обеспечение безопасности ПД в ИСПД, отвечает за сохранность ПД в ИСПД, принятие и обеспечение технических мер защиты ПД в ИСПД, содействует предотвращению компьютерных инцидентов с ПД и участвует в расследовании компьютерных инцидентов с ПД.

9. Права субъектов ПД

9.1. Субъект ПД имеет право на получение сведений об обработке его ПД Оператором.

9.2. Субъект ПД вправе требовать от Оператора уточнения этих ПД, их блокирования или уничтожения в случае, если они являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не могут быть признаны необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.

9.3. Право субъекта ПД на доступ к его ПД может быть ограничено в соответствии с федеральными законами, в том числе, если доступ субъекта ПД к его ПД нарушает права и законные интересы третьих лиц.

9.4. Субъект ПД вправе в любое время полностью или в какой-либо части отозвать ранее предоставленное(ые) Оператору согласия на обработку ПД и (или) обратиться к Оператору с требованием о прекращении обработки ПД, за исключением случаев, когда обработка ПД предусмотрена п.п. 2–11 ч.1 ст.6, ч.2 ст.10 и ч.2 ст.11 152-ФЗ. Указанные в настоящем пункте права могут быть реализованы путем направления Оператору обращения.

9.5. Для реализации и защиты своих прав и законных интересов субъект ПД или его представители имеют право обратиться к Оператору любым удобным и возможным для них способом.

9.6. Оператор рассматривает любые обращения и жалобы со стороны субъектов ПД, тщательно расследует факты нарушений и принимает все необходимые меры для их немедленного устранения, наказания виновных лиц и урегулирования спорных и конфликтных ситуаций в досудебном порядке.

9.7. Субъект ПД вправе обжаловать действия или бездействие Оператора путем обращения в уполномоченный орган по защите прав субъектов ПД.

9.8. Субъект ПД имеет право на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и (или) компенсацию морального вреда в судебном порядке.

10. Доступ к Политике и коммуникация с Оператором

10.1. Действующая редакция Политики на бумажном носителе хранится в месте нахождения Оператора по адресу исполнительного органа Оператора, а электронная версия Политики опубликована на сайте: https://smart-itcom.ru/privacy

10.2. В случае возникновения у субъекта ПД каких-либо вопросов в отношении обработки его ПД или положений Политики, он может обратиться к Оператору любым из предусмотренных способов: личное письменное или устное обращение к уполномоченному представителю Оператора; почтовое направление письменного обращения по адресу Оператора; направление обращения на электронный адрес: info@smart-itcom.ru в форме скан-копии подписанного субъектом ПД письменного обращения — в произвольной форме, позволяющей идентифицировать обращающегося субъекта ПД.

11. Порядок утверждения и внесения изменений в Политику

11.1. Политика утверждается и вводится в действие решением Оператора и действует до ее отмены.

11.2. Оператор имеет право по мере необходимости вносить изменения в Политику (далее – «Изменения»). Изменения утверждаются решением Оператора.

11.3. Политика пересматривается по мере необходимости, но не реже одного раза в три года с момента проведения предыдущего пересмотра Политики. В таком случае измененная редакция Политики публикуется на Интернет-ресурсе https://smart-itcom.ru/privacy, или иным образом обеспечивается доступ к Политике с указанием срока начала ее действия.

11.4. Политика может пересматриваться ранее срока, указанного в Политике, по мере внесения изменений: (1) в нормативные правовые акты РФ в сфере ПД; (2) в локальные нормативные и индивидуальные акты Оператора, регламентирующие организацию обработки и обеспечение безопасности ПД; (3) в договоры и соглашения, регламентирующие правоотношения Оператора с контрагентами и иными лицами; (4) в порядок организации Оператором обработки и обеспечения безопасности ПД.

12. Ответственность

12.1. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих обработку и защиту ПД, несут ответственность, предусмотренную законодательством РФ, локальными нормативными актами Оператора и договорами, регламентирующими правоотношения Оператора с третьими лицами.